La productividad siempre ha sido un obstáculo para las empresas de todos los tamaños. A medida que las empresas crecen con el tiempo, los procesos cambian y mantener la productividad se convierte en un desafío. Afortunadamente, la tecnología ha venido al rescate.
En estos días, puede confiar en un amplio conjunto de herramientas de productividad que se adaptan a su empresa. Ya sea que se trate de administrar el tiempo de sus empleados, hacer un seguimiento de las listas de tareas o automatizar la programación, existe una solución técnica que le hará la vida más fácil.
Aquí hay 5 categorías importantes de herramientas que debe tener para aumentar la productividad en su negocio.
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Programador de reuniones
Los negocios se realizan en línea en estos días, y encontrar espacios para reuniones puede ser una molestia. Los clientes pueden estar presentes en cualquier parte del mundo, y descifrar las zonas horarias no es la idea de diversión de nadie. El uso de software para la programación de reuniones tiene mucho sentido, ya que elimina el trabajo manual para todas las partes involucradas.
Por lo general, estas herramientas tienen un convertidor de zona horaria incorporado que muestra las franjas horarias disponibles en la zona horaria del usuario. No más andar a tientas con los relojes en línea o buscar en Google las zonas horarias. Un beneficio adicional que brindan estas herramientas es la capacidad de especificar el tipo de reunión que le gustaría realizar.
Por ejemplo, si un cliente está en la misma localidad que usted, puede especificar una reunión cara a cara. Alternativamente, pueden seleccionar una sesión de Zoom, Google Meet o Skype según su conveniencia. Estas herramientas también permiten a las personas ingresar sus números de teléfono, lo que brinda a cada reunión una opción a prueba de fallas.
Una herramienta que ofrece una interfaz personalizable le permite crear una apariencia de marca que comunica profesionalismo y atención al detalle a los clientes. La mayoría de las herramientas se sincronizan con los calendarios comerciales y, por lo tanto, puede ver fácilmente todas sus reuniones en un solo lugar.
Manejo de tareas
A medida que crece un negocio, aumenta la cantidad de tareas que debe manejar. Mientras que las pequeñas empresas con menos de 5 empleados pueden salirse con la suya con post-its y notas adhesivas de escritorio, las empresas más grandes necesitan un seguimiento de tareas sofisticado y personalizable.
La mayoría de las herramientas de manejo y seguimiento de tareas se duplican como software de gestión de proyectos y, por lo tanto, brindan mucho valor a los equipos. Hay muchos tipos de herramientas en el mercado. Algunos le permiten crear una lista tradicional y asignarlos a los miembros del equipo, mientras que otros adoptan una visualización de tarjeta de estilo Kanban. Los miembros del equipo pueden mover tarjetas de un carril al siguiente dependiendo de la finalización del trabajo.
Para las empresas más grandes, estas herramientas también se conectan a los módulos ERP e integran el registro de horas de los empleados y las hojas de horas. Por lo tanto, si su empresa utiliza contratistas, puede registrar fácilmente el tiempo dedicado a las tareas. La colaboración también es muy sencilla gracias a la capacidad de agregar varios miembros a la misma tarea.
Algunas tareas de visualización de software en una interfaz de diagrama de Gantt tradicional que facilita la visualización del tiempo restante hasta los plazos. Dependiendo de sus necesidades, existen diferentes programas y casi todos ofrecen pruebas gratuitas. Prueba unos cuantos y mira cuál te queda mejor.
Mensajería
La comunicación es de suma importancia cuando se trabaja en equipo y, a medida que crece una empresa, la comunicación por correo electrónico se vuelve demasiado lenta. Las tareas comienzan a acumularse y la necesidad de actualizaciones inmediatas se vuelve esencial. Las herramientas de mensajería en estos días también deberían incorporar la capacidad de video chat, ya que los miembros del equipo pueden comunicarse cara a cara y transmitir información más fácilmente.
Varias herramientas de mensajería instantánea hacen el trabajo para las empresas, y algunas de ellas se ofrecen de forma gratuita si la cantidad de usuarios es baja. Una de las mejores cosas de estas herramientas de mensajería instantánea de la nueva era es que las empresas pueden crear una atmósfera comunitaria para sus empleados mediante la creación de salas de descanso virtuales o canales de agua para fomentar el tipo de conversación que uno participaría en un espacio de trabajo físico.
A medida que el trabajo remoto se convierte en una realidad, estas herramientas son esenciales para las empresas, ya que pueden fomentar un sentido de pertenencia al tiempo que facilitan la comunicación en toda la organización.
Gestión de correo electrónico
Los correos electrónicos siguen siendo la forma de comunicación más oficial que utilizan las empresas. El seguimiento de correos electrónicos y el mantenimiento de cadenas de correo electrónico pueden complicarse rápidamente. Antes de la tecnología, los dueños de negocios empleaban secretarias para organizar específicamente sus bandejas de entrada.
En estos días, una variedad de extensiones de correo electrónico y software le brindan la capacidad no solo de organizar su bandeja de entrada, sino también de realizar un seguimiento de la productividad. Si su empresa usa Gmail, puede instalar extensiones que lo ayuden a verificar si su destinatario ha abierto su correo electrónico o no. También puede establecer recordatorios para los plazos conectados a cada cadena de correo electrónico y enviar recordatorios automáticos a las personas relevantes.
Los correos electrónicos llegan en todo momento del día, y algunas herramientas le permiten posponer su correo electrónico y enviar nuevos mensajes en momentos preestablecidos. Esto lo ayuda a priorizar otros trabajos sin distraerse con nuevos correos electrónicos. También puede filtrar su bandeja de entrada con filtros inteligentes y organizar los correos electrónicos más antiguos según su prioridad.
Una amplia gama de herramientas
Hay una gran cantidad de herramientas de productividad que se ofrecen a las empresas en estos días, pero las categorías enumeradas anteriormente son las más importantes a considerar. Harán que su vida como propietario de un negocio sea mucho más fácil y una comunicación fluida entre sus empleados. El resultado es una mayor productividad y satisfacción en el trabajo.